Päivitetty 15.4.2021

Asiakkaiden henkilötietoja kerätään asiakasrekisteriin eri palveluiden yhteydessä. Tästä rekisteriselosteesta selviää, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 30 artikla, Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Huonekalukauppa.net Group Oy
Saratie 28, 01830 Perttula, Suomi

LY 3185281-2

info@huonekalukauppa.net

 2. Rekisterin nimi

Huonekalukauppa.net Group Oy:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely jakautuu kolmeen osakokonaisuuteen:

3.1 Asiakasrekisteriä käytetään yrityksen asiakassuhteen hoitoon, tilauksiin ja asiakasyhteydenpitoon. Lisäksi asiakkaan erillisellä suostumuksella tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa kohdennettuun markkinointiin.

3.2 Tilausrekisteriä käytetään tilauksiin, toimituksiin, laskutukseen ja niihin liittyvään asiakasyhteydenpitoon.

3.3 Markkinointirekisteri tarkoittaa verkkopalvelujen asiakastietoja, joita voidaan käyttää markkinointiin, ellei asiakas ole erikseen kieltänyt tällaista tietojen luovutusta.

Henkilötietoja voidaan myös käyttää palveluiden, prosessien ja tietojärjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen.

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri:

• Nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero yhteydenottoja varten
• Käyttäjätiedot, kirjautumishistoria ml. IP-osoite, tallennettu ostoskori ja ostohistoria
• Asiakaspalautteet

Tilausrekisteri:

• Nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero yhteydenottoja varten
• Tilausnumero, tilaus- ja toimitustiedot

Markkinointirekisteri:

• Sähköpostiosoite, suostumus sähköiseen markkinointiin

 Mahdollinen kielto luovuttaa asiakkaan osoite- tai muita tietojaan muille yrityksille suoramarkkinointia varten. Mahdollinen kielto lähettää asiakkaalle tarjouksia.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Verkkokaupan asiakastiedot saadaan rekisteröintilomakkeista ja muista asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista.

Tilausrekisterien tiedot muodostuvat verkkokaupan järjestelmissä.

Markkinoinnin henkilötietoja saadaan sosiaalisen median palveluista kuten Facebookista ja Instagramista. Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tilaus- ja toimitustietoja välitetään toimituksia varten varastointi- ja kuljetuskumppaneille.

Tilaustuotteen tapauksessa tietoja välitetään myös tavarantoimittajille. Tietoja voidaan luovuttaa myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tietosuojalakien rajoissa.

Henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei asiakas ole kieltänyt tällaista tietojen luovutusta erikseen.

7. Tietojen säilytys ja poistaminen

Verkkokaupan asiakasrekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakkuuden voidaan katsoa olevan aktiivinen.

Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot ovat kirjanpitoaineistoa ja niitä säilytetään kirjanpitolain mukaan 6 vuotta kuluvan tilikauden päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakkuuden voidaan katsoa olevan aktiivinen tai kun suostumus markkinointiin on voimassa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ja tietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain työntekijät, joiden työtehtäviin tämä kuuluu. Joka käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeudet on rajattu henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla ainoastaan henkilön työtehtävän mukaan. Vaitiolovelvollisuus sitoo henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietojärjestelmät ja tietoliikenteen laitteistot sijaitsevat suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmät on suojattu palomuurilla. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan tietosuoja-asetukseen ja henkilötietolakiin perustuen vain tunnistetuille asiakkaille heitä itseään koskevasta pyynnöstä tai viranomaiselle ilmoitusvelvollisuuden johdosta.

9. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus esimerkiksi

• tarkastaa omat tietonsa
• oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
• poistaa omat tietonsa, ellei laillinen syy tätä estä
• rajoittaa tietojensa käyttöä (esimerkiksi markkinointiin)
• saada omat tiedot haltuunsa

Tietosuojaa koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Huonekalukauppa.net:n asiakaspalvelun sähköpostiin osoitteeseen asiakaspalvelu@huonekalukauppa.net tai yhteydenottolomakkeella huonekalukauppa.net\asiakaspalaute.

Tietosuojaseloste

1. Haluamme, että tunnet olosi turvalliseksi, kun asioit meillä

Sitoudumme suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Pidämme myös huolen siitä, että käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja aina turvallisella tavalla. Tarvitsemme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle pyytämiäsi palveluita.

2. Mitä tarkoitusta varten keräämme tietoja?

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksellasi, asiakassuhteiden tai muun niihin verrattavan suhteen ja niistä johtuvien velvoitteiden hoitamiseksi, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin sekä turvallisuuden takaamiseksi. Henkilötietoja käsitellään lisäksi nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden toteutuksen ja ylläpidon mahdollistamiseksi ja edelleen kehittämiseksi. Varmistamme aina, että tietojesi käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

3. Milloin keräämme tietoja?

Keräämme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on tarpeen hyvän asiakaskokemuksen takaamiseksi ja kulloinkin kyseessä olevan tapahtuman suorittamiseksi. Asiakasrekisterin henkilötiedot ovat pääasiassa sinun vapaaehtoisesti yritykselle antamiasi tietoja tai yrityksen palveluiden käytöstäsi kerättyjä tietoja.

4. Mitä tietoja keräämme?

Asiakasrekisterissä on seuraavia tietoja:

• perustiedot (mm. koko nimi, yhteystiedot ja yksilöintitiedot)
• asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esimerkiksi yhteydenottoasi koskevat tiedot, maksu- ja perintätiedot, tiedot tekemistäsi ostoista sekä muut asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot)
• palveluiden käytöstäsi kerätyt tiedot (muun muassa ostokäyttäytymistiedot, sijaintitiedot ja tiedot siitä, miten käytät verkkokauppaamme)
• käyttäjätilin tiedot (muun muassa asiakasnumero sekä rekisteröitymisajankohta)
• käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (mm. IP-osoite)

Käsittelemme tietojasi vain niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen niiden käyttötarkoitusten kannalta.

5. Tietojesi profilointi

Saatamme profiloida tietojasi, jotta voisimme tarjota sinulle parasta mahdollista asiakaspalvelua. Profiileja voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi markkinoinnin ja palveluiden sisällön kohdentamiseen tarjoamalla sinulle yksilöllistä mainontaa ja markkinointia. Sisällön räätälöinnin myötä palveluiden kautta kohdentamamme mainonta voi vaihdella asiakaskohtaisesti. Profiileja käytetään myös palvelu- ja tuotekehityksemme tukena.

6. Sinulla on oikeus tietää, mitä sinusta tiedämme

Voit ottaa meihin yhteyttä saadaksesi tiedoistasi yhteenvedon. Toimitamme sinulle yhteenvedon lähtökohtaisesti 30 päivän kuluessa yhteydenotostasi. Tiedustelu on sinulle ensimmäisellä kerralla ilmainen. Asiakkaanamme sinulla on myös oikeus pyytää puutteellisten, tarpeettomien ja vanhentuneiden tietojesi korjaamista ja/tai poistamista sekä niiden käsittelyn rajaamista. Sinulla on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojesi käsitteleminen.

Sinulla on myös milloin tahansa oikeus antaa ja peruuttaa suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin tai kokonaan kieltää sähköinen suoramarkkinointi, mukaan lukien profilointi silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Pyrimme aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan kanssasi. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Hävitämme tietosi, kun emme tarvitse niitä enää. Tietojen käsittelystä sekä säilytysajoista löydät tarkempaa tietoa kohdassa 8.

7. Henkilötietojen luovuttaminen – pidämme huolta henkilötiedoistasi

Emme luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille tai muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka tässä selosteessa on mainittu. Yhteistyökumppaneille siirtämämme henkilötiedot on aina suojattu. Varmistamme, että yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietojasi luottamuksellisesti ja prosessimme suojaavat tietojasi. Kaikilta yhteistyökumppaneiltamme edellytämme, että he käsittelevät tietoja lainsäädännön mukaan.

Voimme siirtää henkilötietojasi sellaisille palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka toimivat meidän toimeksiannostamme ja auttavat meitä tarjoamaan sinulle parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen.

Jotta voimme näyttää kohdennettuja markkinointiviestejä Facebookissa ja Googlessa, saatamme jakaa jäsentemme sähköpostiosoitteita näille toimijoille.

Henkilötietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Näin käsittelemme tietojasi

8.1 Käyttäjätilit

Mahdollisimman hyvän palvelun saadaksesi voit luoda itsellesi käyttäjätilin. Käyttäjätilistä kerättyjä tietoja säilytetään palvelimilla. Tehdessäsi ostoksia verkkokaupassa voit halutessasi tallentaa käyttäjätiliisi osoitetietosi, jolloin sinun ei seuraavalla ostokerralla tarvitse täyttää näitä uudelleen. Osoitetietojen tallentaminen on vapaaehtoista. Käyttäjätiliäsi pääset muokkaamaan aina halutessasi ja voit milloin tahansa muuttaa suostumuksesi mainosviesteihin. Ostohistoria kertyy aina kun teet ostoksia verkkokaupassamme. Ostohistoria säilyy enintään 5 vuotta takuuseen liittyvien tietojen vuoksi.

8.2 Maksu- ja toimitustiedot

Tehdessäsi ostoksia verkkokaupassa varmistamme, että maksuihin ja toimituksiin liittyvät tiedot ovat paikkansapitäviä. Verkkokaupan maksuliikenteessä teemme yhteistyötä luotettavien kolmansien osapuolten kanssa. Tietosi tallennetaan siihen asti, kun olemme varmoja, että maksutapahtuma on todennettu. Kuljetusyhteistyökumppanimme Suomen Posti saa kuljetusjärjestelmämme kautta yhteystietosi, jotta tilaukset toimitetaan oikeaan osoitteeseen.

Kokoamis- ja asennusyhteistyökumppaneillamme on pääsy ainoastaan niihin tietoihin, joita kokoamis- ja asennuspalveluiden suorittamisessa vaaditaan.

8.3 Puhelujen ja chat-keskustelujen tallentaminen

Tallennamme puhelut palvelumme laadun kehittämiseksi soittaessasi asiakaspalveluun.

Täyttäessäsi verkkokaupassamme yhteydenottolomakkeen, lähettäessäsi sähköpostia, ottaessasi yhteyttä chatin tai Facebookin kautta Asiakaspalveluumme, tallennamme yhteystietosi (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja mahdolliset tilausnumerosi tai käsittelytunnuksesi. Näin tietosi ovat saatavilla, mikäli otat meihin yhteyttä uudelleen. Kun olet meihin yhteydessä puhelimitse tai chatin kautta, tallentuvat keskustelut järjestelmäämme 2 vuoden ajaksi.

9. Evästeet

Kuten verkkopalvelut yleisesti, käytämme palvelussamme evästeitä. Evästeet on pieniä tiedostoja, jotka verkkopalvelin asentaa käyttäjän laitteelle. Verkkoselaimesi tyypillisesti hyväksyy evästeet oletusasetuksin, mutta voit voi myös torjua evästeiden käytön selaimesi asetuksista tai poistamalla evästeet selaimestaan palvelun käytön jälkeen. Lisätietoja selainkohtaisista käyttöohjeista saat selaimen valmistajan ohjeista.

Evästeiden avulla keräämme ja tallennamme tietoja käyttämistäsi palveluista. Evästeet ovat välttämättömiä verkkosivujemme tehokkaan toiminnan kannalta ja ne auttavat sinua tekemään ostoksia verkossa. Jos poistat kaikki evästeet käytöstä, et voi tehdä ostoksia verkkosivuillamme. Voimme myös yhdistää kerättyjä tietoja. Jos annat tunnistamisen liittyviä tietoja verkkosivuillamme, voimme tallentaa nämä tiedot muiden tietojen kanssa. Lisätietoa siitä, miten käytämme tietoja, voit lukea rekisteriselosteesta. Evästeiden avulla tarjoamme asiakkaillemme myös kohdennettuja tuotesuosituksia, tarjouksia ja etuja. Verkkosivumme käyttävät evästeitä palvelun parantamiseksi. Verkkopalveluun sisältyvät palvelut voivat kuitenkin edellyttää evästeiden hyväksymistä toimiakseen. Emme käytä evästeitä kerätäksemme tai tallentaaksemme henkilötietoja, yhteystietoja tai maksamiseen liittyviä tietoja.